Mitarbeitergespräch protokoll unterschreiben
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Konzentrieren Sie sich vor allem auf die Ergebnisse und Entscheidungen, die unbedingt im Gesprächsprotokoll zu finden sein müssen.
Achten Sie bei der Erstellung des Protokolls darauf, etwaige Argumente oder Einwände in der Diskussion mit Namen zu verknüpfen: Wer hat was gesagt? Auch sehen Sie so deutlicher, ob wirklich alles im Gesprächsprotokoll enthalten ist.
Gesprächsprotokoll unterschreiben: Ja oder nein?
Es gibt Protokolle, die unterschrieben werden müssen.
Sätze wie „Herr Müller hat dem wütenden Vorschlag von Frau Schmitz zähneknirschend zugestimmt“ haben im Protokoll keinen Platz.
Aktiv nachfragen
Viele Protokollführer verstehen ihre Rolle als stille Zuhörer. Dies kann als wichtige Beweisgrundlage dienen, falls es später zu Meinungsverschiedenheiten kommt.
Wem wurde welche Aufgabe zugeteilt? Das Gespräch selbst hat stattgefunden, und mündlich getroffene Vereinbarungen können auch ohne schriftliche Bestätigung Gültigkeit besitzen, wenngleich sie schwerer nachweisbar sind.
Für den Arbeitgeber bedeutet die fehlende Unterschrift, dass er im Streitfall möglicherweise Schwierigkeiten hat, die Zustimmung des Mitarbeiters zu den im Protokoll festgehaltenen Punkten zu beweisen.
Es ist daher ratsam, die Verweigerung stets sachlich zu begründen und konstruktive Alternativen wie die Anbringung eigener Anmerkungen vorzuschlagen. Erstellung
Sobald das Meeting startet, beginnt die Arbeit als Protokollführer. Bleiben Sie als Schriftführer neutral und objektiv. Laut einem Fachartikel für Personalmanagement ist das Protokoll primär eine Dokumentation der Gesprächsinhalte und -ergebnisse, die beiden Parteien Transparenz und Nachvollziehbarkeit ermöglichen soll.
Das Recht, die Unterschrift zu verweigern
Grundsätzlich besteht für Arbeitnehmer keine gesetzliche Pflicht, ein Protokoll über ein Mitarbeitergespräch zu unterschreiben.
Auch das ist zu dokumentieren.
Entscheidungen und Beschlüsse
Werden im Gespräch Entscheidungen zu dem jeweiligen TOP getroffen, Anweisungen gegeben oder Verantwortungen übertragen, gehört das zum Inhalt des Gesprächsprotokolls. So aber behalten Sie einen besseren Überblick.
Punkte prüfen
An dieser Stelle werden Sie für die Teilnehmer unbequem: Am Ende jedes Meetings wollen alle nur noch raus – oder müssen in die nächste Besprechung.
Bedenken Sie auch, dass das Klappern der Tastatur die Meetingteilnehmer stören könnte. Denken Sie bitte daran, dass es sich lediglich um ein Muster handelt! Überarbeitung
Nach dem Meeting sollten Sie das Gesprächsprotokoll einem Feinschliff unterziehen. Vorbereitung
Gute Vorbereitung ist das A und O, wenn Sie ein Gesprächsprotokoll erstellen sollen.
Das bedeutet aber nicht, dass Sie permanent schweigen müssen. Ein Protokoll ist und bleibt: eine subjektive Wahrnehmung eines oder mehrere Ereignisse mit möglicher emotionaler Einbindung.
Aus diesem Grund ist eine Unterschrift dieser subjektiven Aufzeichnung nur dann zu unterzeichnen, wenn die schriftlich verfasste Darstellung auch der Wahrnehmung des Unterzeichners entspricht.
Bevor Sie loslegen, überlegen Sie, womit Sie schneller schreiben können: auf einem Notizblock mit Stift und Papier – oder auf einem Laptop oder Tablet. In vielen Teams wird deshalb reihum delegiert. Das Protokoll sollte ein gemeinsames Dokument sein.